Telefonisch bedanken van donateurs, een nuttig feest
Halverwege de jaren ’00 stelde ik wel eens aan een opdrachtgever voor om donateurs te bellen om ze te bedanken voor hun steun, eventueel aangevuld met een aantal servicegerichte vragen of boodschappen. Steevast werd daarna de vraag gesteld ‘bedoel je zonder geefverzoek?’, en viel me na het antwoord (‘Inderdaad, zonder geefverzoek’) een meewarige blik ten deel.
Gelukkig zijn de tijden veranderd. Nog steeds is het bellen van donateurs zonder financiële doelstellingen een geweldige, nuttige en daardoor belangrijke activiteit, maar inmiddels ben ik niet meer de enige die er zo over denkt. In de afgelopen maanden heb ik voor meerdere opdrachtgevers mogen helpen een soortgelijke sessie te organiseren en/of hosten. En bij andere klanten wordt op regelmatige basis een zogenaamde ‘pizza-avond’ georganiseerd. Aan het eind van de middag verzamelen medewerkers uit de hele organisatie zich, worden er pizza’s besteld en gegeten waarna we om een uur of 6 een korte briefing houden. Daarin wordt een gespreksleidraad uitgedeeld en toegelicht en nemen we het gesprek door. Tijdens die korte briefing vraag ik altijd wat de verwachtingen zijn: verheugen ze zich erop, of denken ze dat het lastig gaat worden? In de antwoorden komen een aantal dingen altijd terug: ‘ik vind het zelf ook niet leuk om onverwachts door een onbekende gebeld te worden’. En op de vraag wat ze er dan vervelend aan vinden: ‘het is nooit gemeend’, ‘ze draaien een riedeltje af’, ‘er zit altijd een addertje onder het gras’, ‘uiteindelijk gaat het altijd om geld’. Dus krijgen ze de opdracht mee: ‘Laten we al die dingen dan nìet doen. Meen wat je zegt, maak er geen riedeltje van, en maak duidelijk dat je niet uit bent op geld, alleen op een bedankje en desgewenst een ontspannen gesprek over de motivatie van de donateur om het doel te steunen.’
En dan worden de medewerkers bijna altijd aangenaam verrast hoe leuk het eigenlijk is om met je donateurs te praten. Wat ze bijvoorbeeld niet verwachten is dat mensen het helemaal niet erg vinden om gebeld te worden. Of dat mensen het bedankje ervaren als een onverwachte beloning. Of dat er veel persoonlijke verhalen worden verteld waardoor ze opeens beseffen dat er een enorme betrokkenheid leeft bij de donateurs. Of dat donateurs eigenlijk niets anders zijn dan gelijkgestemde mensen die het leuk vinden met een andere gelijkgestemde te praten. De trotse en blije LinkedIn-posts na de bedanksessies laten zien hoezeer het door zowel donateurs als medewerkers wordt gewaardeerd.
Er gebeuren bovendien vaak onverwachte positieve dingen die niemand kan zien aankomen. Zo heb ik meegemaakt dat er spontaan middelgrote tot grote giften worden aangeboden, of dat er wordt gevraagd of er materiaal beschikbaar is voor een nog te organiseren sponsor-avond, waarbij dus direct het contact tussen de vrijwilliger en het fonds tot stand is gekomen. Ook is het voorgekomen dat het telefoontje reden was voor een donateur om spijkers met koppen te slaan wat betreft zijn testament, waarbij het betreffende fonds in de nalatenschap werd opgenomen.
Maar het mooiste wat ik bij een bedankavond heb meegemaakt, gebeurde bij de KNRM, toch al een goed doel met donateurs die bijzondere verhalen met zich meedragen. De setting was dat de redders, de mannen en vrouwen die bij nacht en ontij het water opgaan om opvarenden te helpen en redden, zelf de telefoon eens grepen en in gesprek gingen met hun donateurs. Na het bedankje werd er gevraagd wat de donateur ertoe had gebracht om te kiezen voor de KNRM. ‘Nou’, zei de betreffende mevrouw, ‘eerder dit jaar ben ik zelf gered, samen met mijn dochter. Dus voor mij is het vanzelfsprekend dat ik mijn steentje bijdraag!’
‘Goh, waar was dat, als ik vragen mag’, antwoordde Arie, de KNRM-redder. ‘In Scheveningen’ zei de mevrouw, en ze noemde er een datum bij. ‘Dat was ik!’ zei Arie. En zo sprak de redder met de geredde persoon en kon hij eens vragen hoe het met haar en haar dochter ging. Dit voorval is nu een jaar of tien geleden maar het verhaal gaat nog steeds rond, zoals de meeste goede verhalen de tijd overleven.
Door zo’n telefonische bedanksessie wordt de band tussen fonds en donateur op een ontspannen manier, bijna spelenderwijs, gevierd en versterkt. Dat doet iets met zowel de donateurs als de medewerkers. Als je je donateurs kent, als je weet wat er onder hen leeft, motiveert dat. Je weet dat je het allemaal doet mede dankzij, maar ook voor die donateurs. Danken maakt gelukkig, bedankt worden maakt gelukkig, ervaringen delen maakt gelukkig. Een paar pizza’s, meer is er niet voor nodig.