Dinsdag 12 januari 2010 in de namiddag vond er een verschrikkelijke aardbeving plaats in Haïti. Nog geen vijf dagen later lag er een noodmailing op de deurmat bij meer dan een half miljoen donateurs. We wisten uit ervaring dat snelheid een belangrijke factor was in het succes. En dus waren we overal op voorbereid. We ontvingen uiteindelijk de hoogste response ooit.

Natuurlijk was het resultaat van bovengenoemde appeal een combinatie van factoren. De omvang van de humanitaire ramp en de daaruit voortvloeiende media aandacht was uiteraard een aanjager van jewelste. De schrijnende beelden op tv en de verhalen in de krant hielpen gigantisch. Net zoals dat nu het geval is met de crisis in Oekraïne. Emotie is het krachtigste ingrediënt in elke vorm van fondsenwerving.

Afgezien van de hulp van de media was het scenario al ver van te voren uitgewerkt. Een noodvoorraad papier en enveloppen lag al lang klaar bij de drukker. Het proces was van te voren afgesproken. Verschillende templates waren reeds besproken. Het management was op de hoogte gebracht van het belang van snelle goedkeuringen op communicatie-uitingen. Een communicatie-offensief stond klaar. De homepage zou worden ge-hijacked en alleen nog maar in het teken staan van de noodsituatie. Verschillende templates waren al uitgewerkt. Er was ruim van te voren over alles nagedacht waar van te voren redelijkerwijs over nagedacht kon worden. Voorbereiding is meer dan het halve werk. In dit geval was de voorbereiding meer dan dat. Succes was onvermijdelijk durf ik wel te zeggen.

Alle fondsenwervende activiteiten vergen voorbereiding. Niet alleen de noodsituaties. En hoe beter die voorbereiding hoe beter het resultaat.

Soms ben je met voorbereiding bezig zonder dat je het door hebt. Data-kwaliteit is daar een mooi voorbeeld van. Als data in je CRM worden overschreven met nieuwe data, of donateurs niet aan de juiste campagnes worden toegewezen, ga je daar in de toekomst last van krijgen.

De beste voorbereiding gebeurt alleen als je een lerende organisatie bent. Op basis van eerdere ervaringen leer je wat werkt en wat niet. Wat goed gaat en wat niet. En je past je vervolgens aan. Aanpassingen in systemen, in processen, in verantwoordelijkheden. Elke aanpassing verbetert het resultaat met enkele tot misschien wel tientallen procenten.

Evaluaties worden in de drukte vaak overgeslagen, maar daar ligt het goud verborgen. Dwing jezelf om te leren van eerdere campagnes en acties. Ga er maar gerust vanuit dat het ontzettend beter kan. Hier gaan de verschillen ontstaan tussen slechte, goede en de beste fondsenwerving.

Maar waarom doe je als fondsenwerver die voorbereidingen eigenlijk? Om het beste resultaat te behalen voor jouw missie. Zolang het probleem waar jij aan werkt niet is opgelost, ben je verplicht om voor het beste resultaat te gaan. Dus zet deze op een tegeltje en hang hem aan de muur: succesvol in voorbereiding is voorbereiden voor succes.