Bevriezen of vluchten: overleven als relatiemanager
“Ik realiseer me nu waarom ik te weinig naar buiten ga, te weinig donateurs zie. Ook mijn collega’s zitten meer achter hun laptop dan achter een kop koffie in gesprek met prospects, donateurs, echte mensen.“ Eén van de reacties die Chris Carnie en ik kregen op het IFC. We mochten een masterclass geven over de rol van ‘jou’ als relatiemanager in het succes of falen van major donor fondsenwerving.
Dat de relatiemanagers het belangrijkste middel zijn in gesprekken met mensen die veel geld aan onze organisatie kunnen geven, kan best wat druk met zich meebrengen. Grote gevers hebben meestal een totaal andere achtergrond dan wij. Een ander banksaldo. Een andere carrière. Andere doelstellingen in het leven. Een andere auto en een andere vakantiebestemming. En toch zijn wij degenen die contact leggen, die naar die afspraken toe gaan, die in persoonlijke gesprekken (al dan niet samen met een collega) het stappenplan bedenken om deze persoon te laten geven: geld. Vaak veel geld.
Het is dan ook helemaal niet gek dat veel van ons, de major donor relatiemanagers, het bij tijd en wijle eng vinden om ons werk te doen. Weet je wel genoeg af van de persoon die je gaat ontmoeten? Kun je wel alle vragen beantwoorden? Kun je de leiding nemen en houden in het gesprek? Wat als er iets gevraagd wordt wat je niet kan leveren? Kom je wel op tijd en heb je wel het juiste aangetrokken? Wel of geen kadootje meenemen? En wat als het misgaat, en jij daar een rol in hebt gespeeld door dit gesprek te verknallen?
Als je teveel in je hoofd gaat zitten met dit soort onzekerheden, dan kun je jezelf gek gaan maken en stress ervaren. Maar de ervaren druk kan ook bij je management vandaan komen, of bij de donateur zelf. Hoe dan ook: je ervaart stress in je werk, en bij stress keer je terug naar de manier waarop jij met stress omgaat: je overlevingsmechanisme.
Je keert dus terug naar Vechten, Bevriezen of Vluchten. De meeste relatiemanagers zie ik bij stress terugkeren naar de laatste twee (met een interne woede uitbarsting daargelaten als er teruggegrepen wordt naar Vechten). Bevriezen of Vluchten uit zich in het niet toe (kunnen of willen) komen aan 1 op 1 gesprekken, doordat je het gewoonweg niet inplant voor jezelf. Of doordat je jezelf bedelft onder andere werkzaamheden, buiten het relatiemanagement om. De OR, bedrijfshulpverlening, prospect research, toch nog een nieuw projectvoorstel schrijven, rapportages maken. Allemaal nuttig, maar ondertussen spreek je geen mensen. Je vlucht. Je bevriest.
Als je jezelf eerlijk aan durft te kijken in de spiegel en je komt als relatiemanager niet toe aan het zien van relaties, stel jezelf dan deze vraag: heb ik het echt zo druk? Of grijp ik andere werkzaamheden aan om niet naar die donateur of prospect te hoeven gaan? Op deze vraag zijn twee antwoorden mogelijk.
Ja, je bent te druk. Als je het echt te druk hebt, dan stel ik voor dat je met je leidinggevende gaat zitten om uit te leggen dat elk persoonlijke contact 34 keer effectiever is dan welke email, brief of telefoontje dan ook. Dat er gekeken moet worden hoe jij vrijgespeeld kan worden om naar buiten te gaan.
Nee, er is ruimte en tijd om mensen te zien als je je werk anders indeelt. Als je jezelf beperkt in het aangaan van die 34 keer effectievere persoonlijke gesprekken, zorg dan dat je zelfvertrouwen op gaat bouwen. Start met het inplannen van gesprekken met donateurs die je al kent of die al jaren geven. Ga met ze in gesprek en oefen je eigen ‘taal’, je eigen houding, de grapjes die aanslaan en de verhouding van vragen stellen en vertellen over het project. Bouw langzaam verder en leer te ontspannen in deze gesprekken. Zodra je uit de eerder ervaren stress komt en gaat zien hoe waardevol jouw rol is voor jouw organisatie, voor de donateurs, voor het project, dan ga je groeien. Dan gaat je baan nóg leuker worden. En kun je de focus hebben op wat daadwerkelijk de kern is van jouw rol: donateurs gelukkig maken doordat ze met een goed gevoel een grote gift doneren aan de organisatie die jullie alle twee zo belangrijk vinden.
Ik wens alle relatiemanagers een ontspannen baan toe, waarin ze het beste uit zichzelf kunnen halen en daardoor het beste uit de gesprekken met onze donateurs. Adem in, adem uit. Je kan het.