Krijg topfoto’s uit het veld - ook zonder fotograaf

‘Stuur je mij de foto’s voor de mailing?’, vraagt je vormgever. Je voelt je bloeddruk stijgen. De deadline komt snel dichterbij en je hebt nog steeds geen foto’s. De hele beeldbank heb je uitgekamd. De een is te donker, de ander te vaag. De volgende stamt uit het stenen tijdperk, die mag je niet gebruiken. Gelukkig gaat je collega op veldbezoek, dus schakel je zijn hulp in.

 Hoe krijg je betere foto’s uit veldbezoeken?

‘Goeie reis, maak je veel foto’s?’ roep je vanachter je beeldscherm. Gert, je collega van programma’s, knikt en zegt iets over zijn drukke agenda. Vol verwachting open je een week later de map Oeganda24_foto’s. Je ziet 4 foto’s van het kantoor in Kampala, 13 van vergaderende mensen, een ceremoniële bijeenkomst, je collega op een podium en buurtkinderen die níks te maken hebben met het project.

 Jammer? Tsja. Gert wil met liefde wat foto’s maken, maar jij hebt hem niet gebriefd. Tijdens de reis is hij druk met zijn eigen werk. En als hij niet weet wat je nodig hebt, dan ga je het sowieso niet krijgen. Geef dus voor elk veldbezoek een fotobriefing mee.

 Een fotobriefing? Wat moet daarin?

Een fotobriefing is een beknopt document waarin je omschrijft welke foto’s je nodig hebt en waarvoor. Dit staat er in elk geval in:

1.     Het doel van de foto’s

Gebruik je de foto’s om fondsen te werven? Omschrijf hoe Gert het probleem kan fotograferen. Ga je ze gebruiken om donateurs te bedanken? Dan moeten ze de impact van je werk laten zien. Vertel wat je zoekt of doe er een voorbeeld bij.

2. Wie of wat erop moet staan

Wat gebeurt er op de foto? Voor fondsenwerving heb je liever een persoon dan een hele groep mensen. Als je impact wilt laten zien, dan kun je denken aan een actiefoto van het project. Of een voor- en na-foto van de situatie. Wil je dat mensen poseren voor een portret? Omschrijf of je ze lachend wilt of serieus en welke kant ze op moeten kijken.

3. Hoe de foto eruit moet zien

Denk aan alle communicatiemiddelen waar je de foto’s voor wilt gebruiken. Heb je foto’s nodig in een staand of liggend formaat? Wil je portretten of foto’s waar mensen van kop tot teen op staan? Heb je lege ruimte nodig naast je onderwerp, zodat je er een doneerknop of tekst naast kunt zetten?

4. Wat de context is

Op welke plek wordt de foto genomen? Binnen of buiten? Wil je iets laten zien van de omgeving van je project? Of heb je meer aan een foto met een rustige achtergrond, zoals een effen muur?

5. Welke informatie je nodig hebt

Als je mensen fotografeert, dan heb je daar informatie over nodig. Denk aan de naam, leeftijd, zijn of haar rol in het project en de relatie tot eventueel anderen op de foto. Maar ook de plaats van de foto en omschrijving van de situatie. En een korte testimonial, want daarmee maak je je copywriter blij.

6. Hoe de toestemming moet worden vastgelegd

Omschrijf hoe de toestemming van mensen op de foto moet worden vastgelegd. Jouw organisatie heeft daar eigen richtlijnen voor. Voeg een consent formulier bij, zodat je collega dat meteen kan regelen. Dat is belangrijk, anders kun je de foto’s niet gebruiken.

Maak het duidelijk met een voorbeeld

Je kunt uitgebreid omschrijven wat je precies wilt hebben. Maar Gert heeft die week nog meer te doen. Dus denk IKEA montagehandleiding en zeg met beelden wat je zoekt. Plak er voorbeelden bij van je mailing, website of magazine. Of maak het duidelijk met een plaatje. Dan ziet hij meteen wat je bedoelt. Bijvoorbeeld zo:

Maar, ik hoef toch niet alles voor te kauwen?

Jawel, want Gert is jou niet. Vanuit zijn expertise heeft hij een heel andere kijk op projecten en daarom legt hij andere dingen vast. Bovendien kijkt ieder mens door zijn eigen unieke bril. Vraag zes mensen om een foto van een witte hond en er is er geen een hetzelfde. Daarom moet je specifiek zijn.

Gert is terug? Vergeet deze stap niet

Na zijn terugkomst tref je Gert bij het koffieapparaat. Je wilt alles horen over zijn reis, maar eerst stel je die brandende vraag: ‘Is het nog gelukt met de foto’s?’

Op Gert kun je rekenen, dus hij stuurt je een WeTransfer met 236 foto’s, verspreid over vijf mapjes met moeilijke plaatsnamen. Als je drie maanden later zijn foto’s wilt gebruiken voor de nieuwsbrief, heb je geen idee meer waar het over gaat.

Gert weet dan allang niet meer dat het meisje op die ene foto Asha heet, dat ze in de zesde zit en later lerares wil worden. Hij heeft wel wat genoteerd, maar er zat ook veel in zijn hoofd. Dus trek Gert meteen aan zijn mouw en plan een afspraak om de foto’s door te nemen. Zo voorkom je dat er een goed verhaal verloren gaat.

Als fondsenwerver heb je nooit genoeg foto’s. Dus maak een goede fotobriefing en geef die mee naar elk veldbezoek.