Hoe betrek je programmacollega's bij fondsenwerving?
Het Fondsenwerving.blog Expert Panel, de grootste fondsenwerving denktank van Nederland, heeft zich wederom over een belangrijke vraag gebogen: Hoe zet ik mijn programmacollega's in voor fondsenwerving? Welke rol deze collega’s hebben kan flink verschillen. Sommigen zitten op kantoor, en anderen zijn in “het veld” aan het werk. Maar ze kunnen allemaal bijdragen aan jouw fondsenwerving succes.
Eerder schreef ik:
“In elke fondsenwervende organisatie heb je te maken met twee verschillende stromingen. Enerzijds een programma-afdeling en anderzijds de fondsenwerving afdeling. De “morele, verstandige en rationele” programmacollega’s versus de “ondernemende en risicovolle, maar ook emotionele” fondsenwervers. Herkenbaar?
Beide groepen hebben hetzelfde doel, ze willen beide hetzelfde probleem oplossen, maar vanuit een totaal verschillende discipline en dus ook een verschillende aanpak. Dat botst dikwijls, maar beide zijn keihard nodig om succesvol te zijn. Wat nog wel eens wordt vergeten: ze zijn beide compleet afhankelijk van de ander.”
>> Twee stromingen: programma versus fondsenwerving
Het expert panel heeft zich even flink achter de oren gekrabd en kwam vervolgens met de volgende enorme lijst van praktische adviezen.
Zorg er voor dat collega's door de hele organisatie daadwerkelijk donateurs ontmoeten. Organiseer inspirerende donateursbijeenkomsten, zet die collega die altijd zo goed kan vertellen op het podium, laat andere collega's bijspringen in de organisatie van het event, en zorg dat ze een praatje met donateurs aanknopen. Dan krijgen donateurs daadwerkelijk een gezicht in je organisatie.
Neem je supporters mee als stakeholder in je strategieontwikkeling. Dit leidt tot een breed gedragen besef dat supporters een grote 'stem' hebben in de keuzes die aan de kant van het doelstellingswerk worden gemaakt.
Start een cultuurtraject waar de rol van fondsenwerving in de onboarding van alle medewerkers een betere plek krijgt en donateurs (beter) zichtbaar worden.
Ook als in de strategie is opgenomen dat iedereen in de organisatie verantwoordelijkheid draagt voor fondsenwerving, moet dat nog altijd worden vertaald in een praktische bijdrage. Welke taken zijn er, wie heeft een rol in welke fase en wat is er nodig (aan geld en skills) om hier voldoende ruimte voor te maken? Dat gaat over het schrijven van proposals, maar ook over strategischer relatiemanagement en over particuliere fondsenwerving.
“Dat is een herkenbare vraag. Programmacollega’s hebben vaak het gevoel dat zij het echte werk doen omdat zij voor de beneficiënten werken. De fondsenwervers hebben als taak om dat mogelijk te maken. Mijn ervaring is dat je op verschillende niveaus moet werken om begrip of beter samenwerking te krijgen. De eerste stap is om de directie / het MT ervan overtuigen dat een goed doel twee doelgroepen heeft: beneficienten voor wie je het doet en donateurs namens wie je het doet. Dat het belangrijk is deze twee doelgroepen te bedienen. En dat de hele organisatie daarvoor onmisbaar is. Daarnaast is het belangrijk om de manager of andere key spelers in de programma-afdeling in deze gedachte mee te krijgen en samen na te denken wat dit betekent. Vervolgens is het belangrijk om projectgroepen op te starten met medewerkers van de diverse afdelingen om samen te werken aan een doelstelling. Pas dan wordt zichtbaar dat het werk van beide afdelingen onmisbaar is.”
Zorg er voor dat collega's door de hele organisatie daadwerkelijk donateurs ontmoeten. Organiseer inspirerende donateursbijeenkomsten, zet die collega die altijd zo goed kan vertellen op het podium, laat andere collega's bijspringen in de organisatie van het event, en zorg dat ze een praatje met donateurs aanknopen. Dan krijgen donateurs daadwerkelijk een gezicht in je organisatie.
Creëer draagvlak en neem daarmee de weerstand weg. Leg uit dat fondsenwerving het kloppende hart van de organisatie is. Zonder fondsenwerving geen programma's.
Het begint bij samen doelen opstellen. Welke impactdoelen willen we als organisatie halen en welke middelen hebben we daarvoor nodig? Dat moet dicht bij elkaar blijven. Dat begint bij een directie en een MT. Wordt er op dat niveau gesproken over de koppeling tussen het een en het ander?
“Een onderwerp dat bij Natuurmonumenten zéér relevant is: sinds een paar jaar maken we geen gebruik meer van straatwerving, maar vragen we onze lokale collega’s (zowel de vrijwilligers als de betaalde krachten) om bezoekers in onze gebieden niet alleen welkom te heten en te informeren over onze gebieden, maar ook de vraag te stellen om een bijdrage in stem, tijd of geld te geven.
Hieraan voorgaand is op MT-niveau de strategische keuze gemaakt dat iedereen in de organisatie mede verantwoordelijk is voor het betrekken van de achterban. Daarnaast hebben we een langjarig trainingsprogramma en budget beschikbaar gesteld hoe leden te werven, en werven we wervingsvrijwilligers. Dus faciliteren in sturing, kennis, geld en menskracht, en dan een lange adem...”
Maak een funding-planning waaruit blijkt hoe welke fondsen bijdragen aan welke projecten. Dit helpt om een gevoel van noodzaak en urgentie te verkrijgen rondom de fondsenwerving in de breedte van organisatie.
Specifiek voor gelabelde inkomsten schuiven fondsenwervers/relatiemanagers zo vroeg mogelijk in het proces van projectontwikkeling aan. Want het succes van een project wordt niet alleen bepaald door het fantastische impactplan maar ook door de financierbaarheid. Door hier samen op te ontwikkelen ontstaan betere proposities.
Schuif als Hoofd Fondsenwerving aan bij de programma overleggen en vice versa wanneer nodig.
“Geef een presentatie over de afhankelijkheid tussen programma’s en fondsenwerving: het een bestaat niet zonder het ander. Liefst ondersteund/bevestigd door het hoofd finance, die het financiële belang eveneens kan benadrukken. Bij (veel) organisaties is niet-geoormerkt inkomen bijvoorbeeld een multiplier voor institutionele fondsen. Neem mee dat donateurs zich betrokken willen voelen bij de missie van de organisatie - dus bij de inhoud; iets waar programmacollega’s alles over weten.
Programmacollega’s zou ik echt alleen op inhoud inzetten: spreken bij donateursbijeenkomst, meenemen naar gesprek bij corporate donor, interview in nieuwsbrief, reisverslag voor magazine etc. Laat ze vertellen over iets waar ze zich zeker bij voelen - vaak vinden ze dat wat fondsenwerving doet namelijk gewoon vreemd en dat leidt tot weerstand. ”
Door collega's structureel mee te nemen in je fondsenwervingsstrategie, goed te laten zien wat we dankzij dit ongeoormerkte budget allemaal kunnen doen als organisatie, en regelmatig updates te geven over hoe we er voor staan als organisatie, valt zo'n verzoek binnen de context van de organisatiedoelstelling, waar je als fondsenwerver weliswaar hoofdverantwoordelijk voor bent, maar iedereen zijn/haar steentje aan kan bijdragen.
Dit is geen eenmalige investering, maar een doorlopende qua tijd en aandacht. En vooral fondsenwerving niet ver-excuseren als een noodzakelijk kwaad, maar neerzetten als katalysator voor verandering, want dat is het ook uiteindelijk. Waarbij het de donateur in staat stelt om persoonlijke ambities te verwezenlijken.
Het verbinden van programma collega's met bijvoorbeeld deur-aan-deur wervers en telemarketeers via een training vergoot het begrip en de onderlinge waardering enorm. Niet alleen bij de externe wervers, maar ook bij de programma collega's die dan merken met hoeveel motivatie en interesse het verhaal wordt verteld en hoe belangrijk het is dat dit goed gebeurt.
““In mijn ervaring twee gouden regels: 1) Buy-in aan de top en 2) What’s in it for them?
Allereerst: zorg dat het management het belang van fondsenwerving uitdraagt. Zijn de directie en het hoofd programma’s aan boord en stralen ze dat uit? Als zij niet mee zijn en het team hiervoor vrijspelen, gaat er niets veranderen.
Vervolgens: kijk wie je voor je hebt: Beschrijf aan ‘de dromers’ wat er allemaal mogelijk zou wordt door steun van donateurs en laat hen hun mooiste verhalen uit het veld delen. Vertel ‘de sceptici’ hoe belangrijk hun input is, zodat er geen fouten in rapportage/mailing/etc sluipen. Kortom, kies wat werkt er per persoon, en sla het vervolgens plat - wat heb je nodig en wanneer? Maak het extreem concreet.””
Deel intern veel (successen) met elkaar. En werk regelmatig in multidisciplinaire projectgroepen samen. Bijvoorbeeld bij het voorbereiden van een (fondsenwervend) tv-programma. Of bij het uitwerken van een propositie voor een fondsenwervende actie.
Laat collega's presenteren over specifieke programma's die thematisch aansprekend zijn voor donateurs (gebaseerd op testen). Zo ontstaat bij fondsenwervers meer inzicht en bij onze programmacollega's meer inzicht en begrip van fondsenwerving.
Laat programmacollega's onderdeel zijn van de gesprekken met middle/major donors of tijdens donateur events.
“Maak ze onderdeel van het project. Zo hebben we afgelopen jaar samen een pitch gemaakt die we bij een fonds hebben ingediend, vanuit ons was het relatiestuk goed ingevuld maar mijn collega van Kennis & Innovatie maakte hét verschil door haar geweldige presentatie en enthousiasme! ”
De rode draad in al deze antwoorden is heel duidelijk. Betrokkenheid en participatie van programmacollega’s bij fondsenwerving zal alleen gebeuren als we doelstellingen op het hoogste niveau aan elkaar knopen, pro-actief inzetten op allerlei vormen van samenwerking en streven naar communicatief tweerichtingsverkeer. Enige angst voor, of weerstand tegen het onbekende is een bekend verschijnsel. De enige mogelijkheid die we hebben is om bruggen te bouwen in de organisatie voor de gezamenlijke overkoepelende missie.
Wederom enorm veel dank aan het expert panel voor hun bijdrage!