Het 6-stappenplan voor een effectief jaarplan
Nog even terugkomen op het onderwerp #jaarplan. Veel te doen en weinig tijd. Investeringen zijn gelimiteerd en dus moet je keuzes maken. Vaak wordt de keuze gemaakt om alles een beetje te doen. Met als gevolg dat je nergens grote stappen maakt. Maar niet dit jaar! Dit jaar ga je het anders doen. Dit jaar ga je kiezen om dingen niet te doen. Dit jaar ga je het als volgt doen…
Stap in je helikopter
Stijg op en ga eens boven je programma hangen. Bekijk het allemaal eens vanuit de lucht. Wat probeer je nu eigenlijk te bereiken? Je doet als fondsenwervende organisatie 1001 verschillende dingen. Wat is daar de overkoepelende doelstelling van? Als het goed is is de samenvatting: meer donateurs en/of meer netto inkomsten op de lange termijn. Mocht je om de een of andere onverklaarbare reden de lat lager hebben gelegd dan is een interne discussie over de overkoepelende doelstelling en ambitie van jullie fondsenwervingprogramma ook verstandig om te voeren.
Kijk in de spiegel
Wat zijn de resultaten uit het verleden? Kijk eens naar de 5-10 jarentrend op het gebied van actieve donateurs, en met name naar de nieuw geworven donateurs. En dan vervolgens naar de bruto inkomsten, (totale en acquisitie) investeringen, jaarlijkse retentiecijfers, gemiddelde giften, kosten per nieuwe donateur, 60-maanden ROI en LTV per investeringsjaar. Allemaal uitgesplitst naar structurele donateurs en losse giftgevers.
Wees eerlijk over het resultaat
Wat valt je op? Als de doelstelling is “meer donateurs en/of meer netto inkomsten op de lange termijn”, is dat dan goed gelukt? Zie je een substantiële stijging? En start niet direct met het goedpraten van teleurstellende of niet indrukwekkende resultaten. Als ze teleurstellend zijn of niet indrukwekkend dan moet je dat duidelijk benoemen. En nog belangrijker: kan je ook de redenen benoemen dat het niet is gelukt? Gebrek aan tijd? Gebrek aan expertise? Gebrek aan geld? Gebrek aan samenwerking met andere afdelingen?
Benoem de 3-5 grootste uitdagingen
Dat we onze beperkte resources heel dun over van alles en nog wat uitsmeren komt mede omdat we alles belangrijk vinden. Daar gaat het mis. We moeten focussen op de grootste uitdagingen. Dus je moet een volgorde aanbrengen in hoe belangrijk ze zijn! En logischerwijs gaan we dan de meeste energie in de grootste uitdagingen steken.
Wees concreet over de oplossingen
Een trend is iets wat al jaren aan de gang is. Als je het jaarplan van afgelopen jaar erbij pakt. Staan daar dan de oplossingen is voor de grootste uitdagingen die je hebt benoemd? Ik hoor je twijfelen. Want de oplossing staat er wel degelijk in. Toch zijn de uitdagingen niet verdwenen. Maar zijn de oplossingen dan wel goed uitgewerkt? Of krijgen de oplossingen wel genoeg aandacht? Aandacht staat in dit geval voor investeringen. En die investeringen zijn enerzijds capaciteit, en een financiële injectie anderzijds. En denk erom: capaciteit kan ook elders in de organisatie liggen, op een andere afdeling.
Durf keuzes te maken
We hebben de grootste uitdagingen geïdentificeerd. We hebben we oplossingen voor ogen. Dan gaat het nu om implementatiekracht. Als je alles wat je hebt dunnetjes uitsmeert over alles wat je moet doen dan smaakt alles een beetje flauw. Dit jaar gaan we keuzes maken. Sommige zaken gaan we dit jaar gewoon niet doen. Hierdoor houden we capaciteit en geld over voor de uitdagingen waar we voor staan. En daar gaan we vervolgens meters maken. Dergelijke keuzes vergen leiderschap. Het zijn vaak geen populaire keuzes. Kill your darlings. Minder is meer.
Als je over drie jaar terugkijkt dan wil je een duidelijke trendbreuk zien. Dat komt omdat je het roer hebt omgegooid. Je kan niet jaar in jaar uit ongeveer hetzelfde blijven doen, met dezelfde intensiteit, en dan verwachten dat de resultaten opeens volledig anders worden. Een effectief jaarplan zorgt ervoor dat je je overkoepelende doelstelling haalt.
Dus wat kies jij: dezelfde koers als altijd, of ga je het volgend jaar echt een keer anders doen?