Ik zeg het wel vaker: donateurs moet je vaak en oprecht bedanken. En waar mogelijk anders dan anderen. Wat zijn nou de essentiële ingrediënten om tot de beste bedankbrieven te komen?

Je moet donateurs laten weten dat je ze kent. Bedank ze waarvoor ze geld hebben gegeven. En laat weten hoe hun donaties verschil maken; welke impact bereiken ze? Dat is in grote lijnen waar het om gaat.

Als we verder inzoomen dan kan ik nog wel wat tips verzinnen:

• Bedank snel. Zorg ervoor dat je processen en systemen zijn afgesteld op het snel signaleren van giften. Vooral de bijzondere giften moet je er snel uit kunnen filteren.

• Zo persoonlijk mogelijk. Maak gebruik van alle beschikbare informatie. Hoe hoger de gift, hoe persoonlijker de brief moet worden. Denk aan het bedrag, verwijzing naar recente giften, eventueel opgenomen in nalatenschap, ingevulde surveys, persoonlijke ondertekening, etc.

• Bedank waarvoor is gedoneerd. Klinkt logisch, maar automatisering leidt vaak tot algemeenheden. De boodschap moet interessant en up to date zijn!

• Wees oprecht. Gebruik begrijpelijke taal, een warme toon, emotie en positiviteit. Je bent blij met deze donateur. Dat mag er vanaf stralen! En bovendien wil je donateurs het gevoel geven dat hun bijdrage een wezenlijk verschil heeft gemaakt of gaat maken.

• Servicegericht. Bevestig nogmaals wie ze kunnen bellen of mailen mochten ze vragen of opmerkingen hebben.

• Focus op de donateur. In de Engelse taal wordt geadviseerd om zoveel mogelijk het wordt "You" te gebruiken. Zo dwing je jezelf om het over (de impact of generositeit van) de donateur te hebben en borstklopperij van de organisatie te vermijden.

• Eindig met een visie. bijvoorbeeld over het project waaraan is gegeven, of over de relatie met de donateur. Zo heb je een reden om nogmaals contact te zoeken en de relatie met de donateur wordt erdoor bevestigd.

Nog wat prikkelende vragen:

• Wel eens over nagedacht om meer dan één brief te sturen? Namens iemand anders uit de organisatie?

• Wie ondertekent de brief eigenlijk? Wel eens aan een beneficiënt van de organisatie gedacht?

• En waarom worden er niet meer brieven persoonlijk ondertekend? Een persoonlijke krabbel erbij doet wonderen.

• Hoe kan je meer creativiteit in je bedankbrieven stoppen? Verwijzingen naar een bedankfilmpje bijvoorbeeld.

• En wie bedank je allemaal?

Die laatste vraag is misschien wel een van de belangrijkste. Veel donateurs worden overgeslagen, omdat ze niet boven een bepaalde financiële grens komen(!). Maar ook structurele donateurs worden vaak overgeslagen. Voor iedereen bij wie dit het geval is: stel nou dat donateurs langer bij je blijven als ze wat vaker de erkenning krijgen die ze verdienen?

Je zou eigenlijk net zoveel energie in je bedankbrieven moeten stoppen als je "geldvragende" communicatie.

Heb jij een geweldige bedankbrief voor jouw donateurs?

Laatst kwam ik via Mark Phillips de volgende bedankbrief tegen. Blijkbaar niet echt, maar wel erg leuk!

--------------

Deze blog post is eerder verschenen bij De Toekomst van Fondsenwerving.